Skrivregler och riktlinjer

Klarspråk är myndighetstexter skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Det handlar ytterst om demokrati, att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av myndigheterna.

Definition: Språk som dels är tydligt, dels är begripligt för de avsedda mottagarna.

Tydligt språk: Skriv okomplicerat. Undvik ålderdomliga ord och långa meningar med komplicerad meningsbyggnad.

Begripligt språk: Skriv mottagaranpassat.

”Klarspråksparagrafen” i språklagen (2009)

11 § Språket i offentlig sektor ska vara vårdat, enkelt och begripligt.

Språklagen, Riksdagens webbplats

Allra först, ställ dig frågorna:

• Vem skriver jag för?
• Vad vill jag uppnå med texten?

Klarspråk

• Välj en lagom personlig ton.
• Välj relevant innehåll.
• Disponera texten på ett logiskt sätt – viktigaste först!
• Förklara allt som behöver förklaras.
• Stryk sådant som inte behövs.
• Skriv informativa rubriker.
• Undvik långa och invecklade meningar.
• Använd begripliga ord och förklara nödvändiga facktermer.
• Sammanfatta det viktigaste.
• Använd aktiva verb: ”X har beslutat” hellre än ”Det har beslutats”.

Förkortningar

Använd inte förkortningar i löpande text, utan skriv ut orden i stället. Det förenklar läsbarheten. 

Undantag: kB, MB, km/tim, måttenheter som kvm, cm, dl, kcal och liknande. Men: Det är flera kilometer till närmaste sjö.

Är utrymmet starkt begränsat, till exempel i en tabell, kan du använda förkortningar. Skriv dem då med punkter och utan mellanslag. Detta för att minimera risken att begreppet delas upp på olika rader.

Förkortningar bör också användas när något är av ”tabellkaraktär”, till exempel i en faktaruta.

• t.ex. – till exempel
• bl.a. – bland annat/bland andra
• m.fl. – med flera
• m.m. – med mera (Obs! mm = millimeter)
• kl. – klockan

Ovanstående flerordsförkortningar är så kallade avbrytsförkortningar, där punkten markerar varje ord som brutits av.

Undantag från denna regel: dvs. och osv. Även månader och veckodagar: mån, tis, jan, feb.

Om sista bokstaven i en förkortning också är sista bokstaven i det utskrivna ordet, uteblir punkten.

• jfr
• ca
• tkr, mnkr, mdkr

• Hänvisa inte ”till höger”, ”till vänster”, ”här nedanför” etc. Text flödar om och plötsligt gäller inte höger eller vänster.
• Använd direkt tilltal, du-tilltal.
• Om det, tidigare i texten, är etablerat vem ”vi” är, går det bra att bra att säga exempelvis ”Vi kan hjälpa till med ...”.
• Använd punktlistor för att ge en tydlig överblick och en luftig layout.

Länktitel

Observera att du aldrig ska använda ”Länktitel”, eftersom det kan leda till att det blir dubbel uppläsning av skärmläsare.

Öppna i

Lämna fältet för ”Öppna i” tomt. Interna länkar, externa länkar och länkar till pdf-dokument, bilder, filmer etc ska alla öppnas i samma flik. Annars fungerar inte webläsarens backknapp. 

Vid länk till dokument ska filformat skrivas ut:

Dokumentlänk (pdf)

Skriv tydliga länkar som står för sig själv

Man ska kunna förstå vart en länk leder innan man klickar på länken.

Länkar ska kunna förstås utan sitt sammanhang eftersom många besökare letar innehåll genom att hoppa mellan rubriker och länkar och inte alls läser texten.

• Använd nyckelord i länktexten.
• Tänk rubrikform.
• Skriv så att användaren förstår var hen hamnar vid klick på länken.
• Om möjligt, använd målsidans rubrik som länknamn.

Intern eller extern länk?

Eftersom staden har så många olika webbplatser är det ibland otydligt för en besökare att avgöra om hen har hamnat på en ny webbplats eller inte. Det kan också vara svårt för en redaktör att avgöra om en länk ska betraktas som extern eller inte.

• Vi betraktar alla länkar inom multisajten som interna länkar. 
• Länkar till e-tjänster och hittalistningar ska formateras så att de blir knappar.

Länk till annan sida på den egna webbplatsen eller sida inom multisajten:

Öppettider och schema

Länk till extern webbplats (skriv vems webbplats):

Skolverkets webbplats

Länk till undersida på extern webbplats (skriv sidans namn + vems webbplats):

Provdatum för nationella prov, Skolverkets webbplats

Länka till dokument på annan aktörs webbplats

Undvik i största möjliga mån att länka direkt till ett dokument som ligger på annan aktörs webbplats. Länka i stället till en sida där dokumentet ligger. Att länka direkt till ett dokument gör att vi blir ansvariga för att dokumentet är tillgänglighetsanpassat, trots att det inte är vi som är avsändare. Att länka direkt till ett dokument är också sårbart, då dokument ofta byts ut och länkar då bryts.

Länkningar direkt till dokument på webbplatser inom staden kan vi vara mer frikostiga med.

Där det inte går att undvika direktlänkning, skriv så här:

Tydligare regler vid konsumentavtal, Riksdagens webbplats (pdf)

Skriv inte …

Följande hjälper inte besökaren på något sätt så undvik detta.

• URL:en som länktext
• Läs mer om …
• Klicka här …
• Mer information om …

Placering av länkar

Länkar inuti brödtext ger sämre läsbarhet och det blir svårt att trycka rätt i mobilen. Lägg länken i ett eget stycke, alltså med en vanlig radbrytning under föregående stycke.

Personer som har nedsatt syn ska också kunna förstå bilder och annat grafiskt innehåll. En alternativ text (alt-text) läses upp för de som använder ett uppläsande hjälpmedel som till exempel en skärmläsare. Alt-texten används också om sidan av någon anledning inte laddar in bilden.

Innehållsbärande bilder ska ha en alt-text. Alt-texten ska förmedla bildens budskap och är alltså inte ”bara” en redovisning av bildens komponenter och vad den föreställer. En alt-text skrivs alltid utifrån sitt sammanhang – då det är just budskapet som ska fram.

När ska jag skriva en alt-text?

• Tänk dig att du läser upp en webbsida för någon annan över telefon. Förmedlar bilden något ”eget”, som inte framgår av den övriga texten? Om du tar bort bilden, kommer någon information att gå förlorad? Är svaret ja, skriv en alt-text.
• Finns det inget viktigt att säga om bilden – var tyst. Bilder eller grafiska element som har en dekorativ funktion klarar sig bäst utan alt-text. Lämna alt-texten tom.

Så här skriver du en alt-text

• Som alltid, börja med det viktigaste.
• Var kortfattad – max 150 tecken. Längre texter kommer att kapas vid uppläsning.
• Tänk dig att du ska formulera budskapet i bilden för någon som inte kan se den. Prova gärna att blunda när du ”provtrycker” din text. Får du fram budskapet?
• Om en bild innehåller text kan texten i bilden oftast användas rakt av, när du skriver alt-texten. Men upprepa inte ett innehåll som redan står i den omgivande brödtexten. Bilder som innehåller text ska dock undvikas så långt det är möjligt.
• Skriv inte ”Bild av …”. Det tar skärmläsaren hand om.
• Kolla att alt-texten inte blir en upprepning av en bildtext, lämna i så fall alt-texten tom.
• Avsluta med punkt. Det ger en liten paus i uppläsningen.

Grafer och diagram

• Om grafen har en benämning, skriv in den i alt-texten (t.ex. ”Figur 3.3”). Detta gäller främst för grafer och diagram i dokument, då vi sällan har liknande referens på en webbsida.
• Är bilden ett diagram, graf eller illustration, skriv vilken typ det är: ”Stapeldiagram som visar ...” eller ”Illustration över ...”
• För omfattande diagram – sammanfatta och bidra gärna med en slutsats. Exempel: Stapeldiagram över befolkningsökning i Stockholms stad 1990–2020. Stadsdelen x har ökat mest med y procent.

Vanliga fel i Diggs granskningar

Myndigheten för digital förvaltning (Digg) nämner några vanliga fel med alt-texter som de upptäcker när de granskar webbplatser:

• Det saknas textalternativ.
• För lite text till komplex bild.
• För mycket text när bilden egentligen är dekorativ.
• Felaktig beskrivning av vad bilden förmedlar.
• Onödig information i textalternativet.

Textalternativ för bilder – information när inte bilden kan visas, Diggs webbplats

En mening eller ett stycke med tre faktapunkter eller fler bör skrivas om till en punktlista. En punktlista ökar tillgängligheten och är

• lätt att upptäcka
• snabb att läsa
• lätt att komma ihåg.

Inledande versal, kolon, och punktens vara eller icke vara (i slutet av varje rad) beror på om varje rad är en fullständig mening eller en fortsättning på inledningsfrasen. 

Surikater är roliga djur som

• bor i hålor
• har mörk päls på svanstippen
• gillar att hänga med kompisar.

Surikater har olika egenskaper:

• lurviga
• sociala
• lever i sydvästra Afrika (och på Kolmården).

Surikater har många egenskaper och förmågor:

• De kan själva gräva sina bon.
• De hyr ibland in sig hos jordekorrar.
• De är bra på att hålla ihop och skydda varandra.
• De står stabilt på två ben.

Om listan innehåller punkter i en kronologisk ordning (till exempel en instruktion), eller om du lätt ska kunna hänvisa till en viss punkt i listan (till exempel en dagordning), kan du använda en nummerlista istället.

Använd tankstreck (–) och inte bindestreck (-). 

• Avdelningen är för barn 1–3 år eller
  Avdelningen är för barn mellan 1 och 3 år.
• Lunch serveras 12.00–12.45 eller
  Lunch serveras mellan klockan 12.00 och 12.45.
• Kursen hålls måndag–onsdag eller
  Kursen hålls från måndag till onsdag.
  
• Utställningen pågår 10–20 mars (inte 10 mars–20 mars).
• Samrådsperioden är 12 januari–4 februari.

Observera att det inte ska vara något mellanslag före eller efter tankstrecket.

Så här gör du tankstreck: Håll ner alt-tangenten och tryck sedan 0150 på det numeriska tangentbordet.

• Kursen börjar måndag den 31 oktober.

Vi skriver datum på det här sättet: ”den 31 oktober” eller ”måndag den 31 oktober” (inte ”måndagen”).

I löptext skriver vi inte 31/10, 191031, 2019-10-31, 31 okt etc. Däremot kan 2019-10-31 skrivas i sidhuvudet.

Är det utrymmesbrist, om du har en tabell eller anger datum i en rubrik, utelämna då ”den”.  

I en lista är det viktigt att få uppmärksamhet på själva datumet (snarare än veckodagen). Notera också att vi här utelämnar ”klockan”.

2 mars 12.15–17.30
3 mars 06.30–20.00
4 mars 06.30–18.00

• Normal arbetstid är 08.00–16.30.

• Använd punkt för att separera timme och minut (och eventuellt sekund).
• Klockslag och tidsangivelser skrivs i vanlig löptext enligt mönstret ”klockan 08.00–16.30”. Notera att inledande nolla vid klockslag som ”08.00”.
• Skriv ut minuterna även vid hela timmar, ”klockan 09.00–15.00”.
• Vid intervall används tankstreck, se ovan.

• Kontaktcenter 08-508 00 508

Telefonnummer skrivs i något av följande format:

• Stadens telefonnummer: 08-508 00 508
• 08-111 222 33
• 08-111 22 33
• 08-11 22 33
• 020-11 22 33
• 076-111 22 33

I Stockholms stad arbetar vi med inkluderande kommunikation – det vi kommunicerar ska vara lätt att ta till sig oavsett vem man är. För att lyckas behöver vi vara medvetna om att våra målgrupper har olika förutsättningar att ta till sig stadens kommunikation. Vi ska spegla verkligheten för att alla ska känna sig berörda och delaktiga men vi kan också medvetet förmedla budskap för att försöka bryta oönskade normer och fördomar.

Checklista för inkluderande kommunikation, intranätet